logo-responsive

JAYANYA ORGANISASI MEMERLUKAN KOORDINASI DAN KOLABORASI

 oleh : H.Zarkani,S.Ag,M.AP

 

Abstrak

Koordinasi dan  Kolaborasi merupakan kegiatan  penting dalam berorganisasi yang pada dasarnya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.  Dengan melakukan koordinasi dan kolaborasi antar  bagian  dari  satu  organisasi  atau  dengan  organisasi  lain,  akan memudahkan setiap  individu mengatasi masalah untuk tujuan bersama.

Kebutuhan  menjalin koordinasi  dan kolaborasi  adalah  nomor  satu  dalam berorganisasi,  karena jika suatu  organisasi  atau  unit di  dalam  suatu  organisasi hanya berdiri sendiri, perkembangan unit atau organisasi tersebut relatif sangat lambat.   Di  dalam  kegiatan  manajemen  apapun  baik  di  pemerintah  maupun swasta semakin banyak komunitas dan jaringan yang diciptakan, akan semakin terbuka  luas  keuntungan  yang  bisa  didapat. Kesadaran melakukan  koordinasi dan  membuat  kolaborasi  mutlak  dibangun  karena  musuh  kemajuan  dari organisasi adalah  kekurangan informasi. Selain itu, sadar melakukan koordinasi dan kolaborasi  ini  juga  bertujuan  untuk  saling  membangkitkan  semangat kebersamaan  ketika  terjadi  masalah  di  tengah  tengah  kegiatan  organisasi. Peluang  ini  juga  bisa  berimplikasi  menjadi  lebih  baik  dengan  mengoptimalkan pencarian  akses informasi secara bersama-sama. Motivasi utama dari kerjasama adalah memperoleh kemanfaatan bersama  melalui pembagian tugas. Selain memperoleh hasil seefisien mungkin, para pihak bekerjasama dengan harapan menghemat biaya dan waktu. Kerjasama umumnya dilakukan untuk memecahkan persoalan dalam lingkungan dan sistem yang kompleks.

 

Kata Kunci : Koordinasi, Kolaborasi, Efektivitas Kerja

  1. Pendahuluan

Kesadaran melakukan  koordinasi dan  membuat  kolaborasi  mutlak  dibangun  karena  musuh  kemajuan  dari organisasi adalah  kekurangan informasi. Selain itu, sadar melakukan koordinasi dan kolaborasi  ini  juga  bertujuan  untuk  saling  membangkitkan  semangat kebersamaan  ketika  terjadi  masalah  di  tengah  tengah  kegiatan  organisasi. Peluang  ini  juga  bisa  berimplikasi  menjadi  lebih  baik  dengan  mengoptimalkan pencarian  akses informasi secara bersama-sama. Kebutuhan  menjalin koordinasi  dan kolaborasi  adalah  nomor  satu  dalam berorganisasi,  karena jika suatu  organisasi  atau  unit di  dalam  suatu  organisasi hanya berdiri sendiri, perkembangan unit atau organisasi tersebut relatif sangat lambat.   Di  dalam  kegiatan  manajemen  apapun  baik  di  pemerintah  maupun swasta semakin banyak komunitas dan jaringan yang diciptakan, akan semakin terbuka  luas  keuntungan  yang  bisa  didapat.

Didalam organisasi dibutuhkan koordinasi. Koordinasi sendiri di definisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu  organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinisasi yang efektif dalam organisasi diperlukan karena tanpa adanya koordinasi maka setiap anggota dalam organisasi tidak memiliki pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

Sebelumnya kita harus mengerti arti kata organisasi. Di mana kata “organisasi“ mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintahan, atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya sebuah koordinasi antara manajer dan bawahannya untuk kelangsungan organisasi itu sendiri.

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.

Koordinasi dan kolaborasi merupakan cerminan yang bisa menjadikan organisasi itu professional atau tidak. Akankah organisasi itu bisa sukses ?

Berasumsi dari hal tersebut, maka yang melatar belakangi penulisan ini adalah :

  1. Apa sebenarnya koordinasi dan kolaborasi itu ?
  2. Pentingkah koordinasi dan kolaborasi bagi organisasi ?
  3. Bagaimana cara penerapan koordinasi dan kolaborasi dalam organisasi ?

Inilah beberapa hal yang akan penulis jabarkan dalam menganalisis pertanyaan-pertanyaan sehingga menjadi suatu judul yang refresentatif, yakni Jayanya Organisasi memerlukan Koordinasi dan Kolaborasi.

 

 

  1. Pengertian Koordinasi dan Kolaborasi
  2. Pengertian Koordinasi

Koordinasi adalah  salah  satu  fungsi  manajemen  yang  tidak  bisa  terpisah dari fungsi  manajemen  lainnya  karena  fungsi  koordinasi  adalah  fungsi  yang menghubungkan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Banyak literatur mengatakan bahwa  fungsi  koordinasi  merupakan  fungsi  manajemen  yang  paling penting.   Dengan  mengoptimalkan  fungsi  koordinasi,  organisasi  akan  menjadi semakin baik dan menghindari resiko yang mengancam organisasi. Koordinasi  berarti  mengikat,  mempersatukan,  dan  menyelaraskan  semua aktivitas  dan  usaha.  Dari  pengertian  itu  dapat  disimpulkan  bahwa  fungsi manajemen lainnya membutuhkan koordinasi. Secara singkat, fungsi koordinasi terkandung  dalam  fungsi-fungsi  lainnya.  Contohnya,  fungsi  perencanaan membutuhkan  koordinasi  yaitu  dalam  menyusun  rencana,  seorang  pemimpin harus melakukan  koordinasi dengan  bawahan  untuk  mengumpulkan  data  yang valid  dalam  merumuskan  rencana  kedepan.  Begitu  pula  dengan  fungsi manajemen lainnya.

Pengertian dan pentingnya koordinasi menurut para ahli:

  1. G.R Terry : Koordinasi  adalah  suatu  usaha  yang  sikron  dan  teratur  untuk menyediakan  jumlah  dan  waktu  yang  tepat  dan  mengarahkan  pelaksanaan untuk  menghasilkan  suatu  tindakan  yang  seragam  dan  harmonis  pada sasaran yng telah ditentukan
  2. E.F.L Brech : Koordinasi adalah  mengimbangi  dan  menggerakkan  tim dengan memberikan lokasi  kegiatan pekerjaan  yang  cocok  kepada  masing-masing  dan  menjaga  agar  kegiatan  tersebut  dilaksanakan  dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
  3. M.c Farland :  Koordinasi  adalah  suatu  proses  dimana  pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindkan did lam mencapai tujuan bersama.
  4. Drs. H Malayu  S.P  Hasibuan:  Koordinasi  adalah  kegiatan  mengarahkan, mengintegrasikan,  dan  mengkoordinasikan  unsur-unsur  manajemen  dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan oganisasi.
  5. Handoko : Koordinasi adalah  proses  pengitegrasian  tujuan-tujuan  kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional)  suatu  organisasi  untuk  mencapai  tujuan  organisasi  secara efisien.

Beberapa  pendapat  tersebut diatas  pada  dasarnya Koordinasi merupakan suatu ”pengaturan/penataan”  beragam elemen ke dalam suatu pengoperasian yang  terpadu  dan  harmonis.  Motivasi  utama  dari  koordinasi  biasanya  adalah menghindari kesenjangan dan tumpang-tindih berkaitan dengan tugas atau kerja para  pihak.  Para  pihak  biasanya  berkoordinasi  dengan  harapan  memperoleh hasil  secara  efisien.  Koordinasi  dilakukan  umumnya  dengan  melakukan harmonisasi  tugas,  peran,  dan  jadwal  dalam  lingkungan  dan  sistem  yang sederhana. Sementara itu, kerjasama mengacu kepada praktik antara dua pihak atau lebih untuk  mencapai  tujuan  bersama  (mungkin  juga  termasuk  cara/metodenya), kebalikan  dari  bekerja  sendiri-sendiri  dan  berkompetisi.  Motivasi  utama  dari kerjasama  biasanya  adalah  memperoleh  kemanfaatan  bersama  (hasil  yang saling  menguntungkan)  melalui  pembagian  tugas.

Menurut  James  D.Thompson,  ada  tiga macam  saling  ketergantungan di  antara satuan-satuan organisasi, yaitu:

  1. Saling ketergantungan  yang  menyatu  (pooled  interdependent),  bila  satuan-satuan    organisasi  tidak  saling  tergantung  satu  dengan  yang  lain  dalam melaksanakan  kegiatan    harian  tetapi  tergantung  kepada  pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk    suatu hasil akhir.
  2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent), di mana suatu satuan organisasi  harus  melakukan  pekerjaan  terlebih  dahulu sebelum satuan yang lain  bekerja.
  3. Saling ketergantungan  timbal  balik  (reciporal  interdependent)  merupakan hubungan    memberi dan menerima antar satuan organisasi.

 Organisasi  dalam  bentuk  apapun  esensinya  terdiri  dari  sumber  daya,  proses manajemen dan tujuan organisasi. Seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut  dimanfaatkan  dalam  proses  manajemen  secara  terintegrasi  dalam pencapaian  tujuan  organisasi.  Proses  integrasi  sumber  daya  maupun  proses manajemen  untuk  mencapai  tujuan  organisasi  tersebut  disebut  dengan  proses koordinasi.  Dengan  demikian,  koordinasi  memiliki  peran  yang  vital  dalam memadukan seluruh sumber daya organisasi untuk pencapaian tujuan. 

Dalam  praktek  administrasi  negara  di  Indonesia  seringkali koordinasi dianggap sebagai barang mahal. Koordinasi mudah diucapkan tetapi sulit  untuk  dilaksanakan.  Banyak  sekali  instansi  yang  memiliki  kegiatan  sejenis namun tidak terkoordinasi dengan baik. Masalah ini juga terjadi dalam hubungan antar  unit  dalam  organisasi.  Beberapa  unit  dalam  satu  organisasi  memiliki kegiatan  serupa  tanpa  bisa  dikendalikan  oleh  pimpinan.  Kondisi  ini  dapat semakin  parah  apabila  tidak  dikoordinasikan  dari  semenjak  perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi.

Secara umum,  koordinasi merupakan tali pengikat  dalam organisasi dan manajemen  yang  menghubungkan  peran  para  actor  dalam  organisasi  dan manajemen  untuk  mencapai  tujuan  organisasi  dan  manajemen.  Dengan  kata lain,  adanya  koordinasi  dapat  menjamin  pergerakan  aktor  organisasi  ke  arah tujuan  bersama.  Tanpa  adanya  koordinasi,  semua  pihak  dalam  organisasi  dan manajemen akan bergerak sesuai dengan kepentingannya namun terlepas dari peran  aktor  lainnya  dalam  organisasi  dan  peran  masing-masing  aktor  tersebut belum tentu untuk mencapai tujuan bersama.

  1. Pengertian Kolaborasi

kolaborasi digunakan untuk menjelaskan praktik  dua pihak atau lebih  untuk  mencapai  tujuan  bersama  dan  melibatkan  proses  kerja  masing-masing  maupun  kerja  bersama  dalam  mencapai  tujuan  bersama  tersebut. Motivasi  utamanya  biasanya  adalah  memperoleh  hasil-hasil  kolektif  yang  tidak mungkin dicapai jika masing-masing pihak bekerja sendiri-sendiri. Selain seperti dalam  kerjasama,  para  pihak  berkolaborasi  biasanya  dengan  harapan mendapatkan hasil-hasil yang inovatif, terobosan, dan/atau istimewa/luar biasa, serta  prestasi  kolektif  yang  memuaskan.  Kolaborasi  dilakukan agar memungkinkan  muncul/berkembangnya  saling  pengertian  dan  realisasi  visi bersama dalam lingkungan dan sistem yang kompleks.

Pengertian dan pentingnya kolaborasi menurut para ahli:

  1. Jonathan (2004)  mendefinisikan  kolaborasi  sebagai  proses  interaksi  di antara beberapa orang yang berkesinambungan.
  2. Menurut Kamus  Heritage  Amerika  (2000),  kolaborasi  adalah  bekerja bersama khususnya dalam usaha penggabungan pemikiran.
  3. Gray (1989)  menggambarkan  bahwa  kolaborasi  sebagai  suatu  proses berpikir  dimana  pihak  yang  terlibat  memandang  aspek-aspek  perbedaan dari  suatu  masalah  serta  menemukan  solusi  dari  perbedaan  tersebut  dan keterbatasan pandangan mereka terhadap apa yang dapat dilakukan.
  4. Kolaborasi merupakan  proses  kompleks  yang  membutuhkan  sharing pengetahuan  yang  direncanakan  yang  disengaja,  dan  menjadi  tanggung jawab  (Lindeke dan Sieckert,  2005).
  5. Shortridge, et.  Al.,  (1986)  mendefinisikan  kolaborasi terutama  di  bidang kesehatan sebagai  hubungan  timbal  balik  dimana  (pemberi  pelayanan) memegang  tanggung  jawab  paling  besar  untuk  perawatan  pasien  dalam kerangka  kerja  bidang  respektif  mereka.  Praktik  kolaboratif  menekankan tanggung  jawab  bersama  dalam  manajemen  perawatan  pasien  dengan proses  pembuatan  keputusan  bilateral  yang  didasarkan  pada  masing-masing pendidikan dan kemampuan praktisi.

Pengertian dari para ahli  tersebut  pada  dasarnya  kolaborasi  adalah  bentuk kerjasama,  interaksi,  kompromi  beberapa  elemen  yang  terkait  baik  individu, lembaga dan atau pihak-pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung yang  menerima  akibat  dan  manfaat.  Nilai-nilai  yang  mendasari  sebuah kolaborasi  adalah  tujuan  yang  sama,  kesamaan  persepsi,  kemauan  untuk berproses,  saling  memberikan  manfaat,  kejujuran,  kasih  sayang  serta  berbasis masyarakat.     Konsep  kolaborasi  didefinisikan  juga  digunakan  untuk menggambarkan  suatu  hubungan  kerja  sama  yang  dilakukan  pihak  tertentu. Sekian  banyak  pengertian  dikemukakan  dengan  sudut  pandang  beragam namun  didasari  prinsip  yang  sama  yaitu  mengenai  kebersamaan,  kerja  sama, berbagi  tugas,  kesetaraan,  dan  tanggung  jawab.  Namun  demikian  kolaborasi sulit  didefinisikan  untuk  menggambarkan  apa  yang  sebenarnya  yang  menjadi esensi dari kegiatan ini.

Kolaborasi juga dimaknai sebagai kebersamaan, kerja sama, berbagi  tugas,  kesetaraan,  dan  tanggung  jawab  dimana  pihak-pihak  yang berkolaborasi  memiliki  tujuan  yang  sama,  kesamaan  persepsi,  kemauan  untuk berproses,  saling  memberikan  manfaat,  kejujuran,  kasih  sayang  serta  berbasis masyarakat.

Pada sektor publik, kolaborasi   dipahami sebagai kebersamaan, kerja sama, berbagi tugas, kesetaraan, dan tanggung jawab antara beberapa entitas yang  aktivitasnya  berhubungan dengan usaha  untuk menghasilkan  barang  dan pelayanan  publik  dalam  rangka  memenuhi  kebutuhan  dan  hak  publik  dimana pihak-pihak yang berkolaborasi memiliki tujuan yang sama, kesamaan persepsi, kemauan  untuk  berproses,  saling  memberikan  manfaat,  kejujuran,  serta berbasis  masyarakat.  Konteks  kemitraan teknologi  itu  sendiri, terutama dari perspektif kebijakan, yang menjelaskan maksud hubungan antara para pihak dalam suatu praktik kemitraan iptek tertentu.

Dari  berbagai  definisi  yang  dikemukakan  para  ahli,  dapat  disimpulkan  bahwa kolaborasi  adalah  suatu  proses  interaksi  yang  kompleks  dan  beragam,  yang melibatkan  beberapa  orang  untuk  bekerja  sama dengan  menggabungkan pemikiran secara berkesinambungan dalam menyikapi suatu hal dimana setiap pihak  yang  terlibat  saling  ketergantungan  di  dalamnya.  Apapun  bentuk  dan tempatnya,  kolaborasi  meliputi  suatu  pertukaran  pandangan  atau  ide  yang memberikan perspektif kepada seluruh kolaborator.

 

 

 

  1. Pentingkah Koordinasi dan Kolaborasi bagi Organisasi ?

Pertanyaan ini lebih menajamkan kembali fungsi manajemen dalam organisasi, seakan tidak henti-hentinya memberitahukan bahwa semua fungsi manajemen itu memiliki tugas yang sangat penting.

Koordinasi berperan sangat penting dalam kegiatan organisasi, meliputi : 

  1. Mencegah  terjadinya  kekacauan,  percekcokan,  dan  kekembaran  atau kekosongan pekerjaan.
  2. Agar  pekerja  dan  pekerjaannya  diselaraskan  serta  diarahkan  untuk mencapai tujuan perusahaan.
  3. Dapat memanfaatkan sarana dan prasarana dalam pencapaian tujuan.
  4. Agar  semua  unsur  manajemen  dan  pekerjaan  masing-masing  individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi.
  5. Agar semua tugas, kegiatan dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

Sedangkan  tujuan  dilakukannya  koordinasi  dalam  perusahaan  atau  organisasi meliputi:

  1. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran
  2. Mengarahkan dan  menyatukan  semua  tindakan  serta  pemikiran  ke  arah tercapainya sasaran perusahaan
  3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan
  4. Menghindari keterampilan overlanding Dari sasaran perusahaan
  5. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan
  6. Mengintegrasikan tindakan  dan  pemanfaatan  unsur  manajemen  ke  arah sasaran organisasi atau perusahaan

 Dalam  memerankan  fungsinya,    koordinasi  diperlukan  ketika  terdapat  salah satu dari empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam  individu  dan  department  dalam  organisasi  yang  mempersulit  tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu:

  1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para  anggota  dari  departemen  yang  berbeda  mengembangkan  pandangan mereka  sendiri tentang  bagaimana  cara  mencapai  kepentingan  organisasi yang  baik.  Misalnya  bagian  penjualan  menganggap  bahwa  diversifikasi produk  harus  lebih  diutamakan  daripada  kualtias  produk. 

  1. Perbedaan dalam orientasi waktu.

Manajer  produksi  akan  lebih  memperhatikan  masalah-masalah  yang  harus dipecahkan  segera  atau  dalam  periode  waktu  pendek.  Biasanya  bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

  1. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Setiap  individu  dalam  organisasi  selalu  berbeda  dalam  orientasi  kerja, kehidupan, keluarga, danlain-lain. Apabila dalam koordinasi antara bawahan dengan atasan atau sesama satu jenjang jabatan di satu organisasi memiliki orientasi  yang  berbeda-beda  tersebut  maka  sudah  jelas  pasti  diperlukan koordinasi  tersebut  untuk  menyatukan  persepsi  langkah  mencapai  tujuan organisasi.

  1. Perbedaan formalitas struktur.

Setiap  jenjang  jabatan  dalam  unit-unit  suatu  organisasi  dapat  memiliki struktur  jabatan  yang  berbeda  tergantung  keperluan  tugasnya  masing-masing.  Namun  permasalahannya  ketika  antar  struktur  harus  saling berhubungan, maka diperlukan koordinasi untuk menyamakan persepsi.

 

  1. Penerapan Koordinasi dan Kolaborasi

 Koordinasi memerlukan beberapa persyaratan untuk diterapkan, yaitu:

  1. Sense of  cooperation  (Perasaan  untuk  bekerja  sama),  harus  dilihat  dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang
  2. Rivalry, dalam  perusahaan-perusahaan  besar  sering  diadakan  persaingan antara  bagian-bagian,  agar  bagian-bagian  ini  berlomba-lomba  untuk mencapai kemajuan
  3. Team spirit,  artinya satu  sama  lain  pada  setiap  bagian  harus  saling menghargai  kegiatan  organisasi.  Adanya  tumpang  tindih,  kekaburan  dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi

       Ciri-ciri Koordinasi

Koordinasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

  1. Tanggung jawab  koordinasi  terletak  pada  pimpinan.  Oleh  karena  itu, koordinasi merupakan tugas pimpinan. Koordinasi sering dicampur adukkan dengan  kata  koperasi  yang  sebenarnya  memiliki  arti  berbeda.  Sekalipun demikian,  pimpinan  tidak  mungkin  mengadakan  koordinasi  apabila  mereka tidak melaukukan kerja sama. Oleh karena itu, kerja sama merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.
  2. Adanya proses, karena  koordinasi  adalah  pekerjaan pimpinan yang  bersifat berkesinambungan  dan  harus  dikembangkan  sebagai  tujuan  dapat  tercapai dengan baik. 
  3. Pengaturan secara  teratur  usaha  kelompok.  Oleh  karena  koordinasi  adalah konsep  yang  ditetapkan  dalam  kelompok,  bukan  terhadap  usaha  individu, maka  sejumlah  individu  yang  bekerja  sama  ,  dimana  dengan  koordinasi menghasilkan  suatu  usaha  kelompok  yang  sangat  penting  untuk  mencapai efisiensi  dalam  melaksanakan  kegiatan  organisasi.  Adanya  tumpang  tindih, kekaburan  dalam  tugas-tugas  pekerjaan  merupakan  pertanda  kuarang sempurnanya koordinasi.
  4. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha berarti  harus  mengatur  sedemikian  rupa  usaha-usaha  tiap  kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian dalam mencapai hasil
  5. Tujuan koordinasi  adalah  tujuan  bersama,  kesatuan  dari  usaha  meminta suatu  pengertian  kepada  semua  individu,  agar  ikut  serta  melaksanakan tujuan sebagai dimana mereka bekerja.

Tipe-tipe koordinasi

Dalam penerapannya koordinasi memiliki 2 type, yaitu:

  1. Koordinasi  vertikal  adalah  kegiatan-kegiatan  penyatuan,  pengarahan  yang dilakukan  oleh  atasan  terhadap  kegiatan  unit-unit,  kesatuan-kesatuan  kerja yang  ada  di  bawah  wewenang  dan  tanggung  jawab.  Koordinasi  vertical secara relative mudah diilakukan atasan dapat memberi sanksi aparat  yang sulit diatur.
  2. Koordinasi horizontal  adalah  mengkoordinasikan  tindakan-tindakan  atau kegiatan-kegiatan  penyatuan,  pengarahan  yang  dilakukan  terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

       Sifat – sifat Koordinasi

Dalam penerapannya, koordinasi memiliki sifat-sifat :

  1. Koordinasi bersifat dinamis, bukan statis
  2. Koordinasi menekankan  pandangan  menyeluruh  oleh  seorang  koordinasi (manager) dalam rangka mencapai sasaran
  3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan

      Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif.

Komunikasi adalah pendekatan yang paling efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Untuk alasan  itulah,  koordinasi  pada  dasarnya  merupakan  tugas  pemrosesan informasi.

Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif. 

Pertama,  hanya  mempergunakan  tehnik-tehnik  manajemen  dasar  :  hierarki manajerial,  rencana  dan  tujuan  sebagai  pengarah  umum  kegiatan-kegiatan serta  aturan-aturan dan  prosedur-prosedur.  Organisasi  yang  relatif  sederhana tidak memerlukan  peralatan  koordinasi  yang  lebih  dari  teknik-teknik  tersebut.

Kedua,  menjadi  diperlukan  bila  bermacam-macam  satuan-satuan  organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran. 

Ketiga,  di  samping  peningkatan  koordinasi  potensial,  mengurangi  kebutuhan akan  koordinasi. 

Dalam  beberapa  situasi  adalah  tidak  efisien  untuk mengembangkan cara.

Mekanisme-mekanisme  dasar  untuk  pencapaian  koordinasi  adalah  komponen-komponen vital dalam manajemen yang secara ringkas dapat di uraikan sebagai berikut:

  1. Hierarki manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja,  wewenang formal,     hubungan  tanggung  jawab  dan  akuntabilitas  yang  jelas  dapat menumbuhkan  integrasi    bila  di  rumuskan  secara  jelas  dan  tepat  serta dilaksanakan dengan pengarahan yang    tepat.
  2. Aturan dan  prosedur.  Aturan-aturan  dan  prosedur–prosedur  adala keputusan-keputusan     manajerial  yang  di  buat  untuk  menanggani kejadian-kejadian  rutin,  sehingga  dapat  juga    menjadi  peralatan  yang efisisen untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
  3. Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat di gunakan    untuk  pengkoordinasian  melaui  pengarahan  seluruh  satuan organisasi terhadap sasaran-  sasaran yang sama.

      Meningkatkan Koordinasi Potensial

Koordinasi  potensial  dapat  di  tingkatkan  dalam  dua  cara,  vertical  dan

menyamping (horizontal) :

  1. Sistem informasi vertical. Sistem informasi vertical adalah peralatan melalui mana data     disalurkan  melewwati  tingkatan-tingkatan  organisasi. Komunikasi  dapat  terjadi  di    dalam  atau  di  luar  rantai  perintah.  Sistem informasi  manajemen  telah  di  kembangkan     dalam  kegiatan-kegiatan seperti  pemasaran,  keuangan,  produksi,  dan  operasi-operasi    internasional  untuk  meningkatkan  informasi  yang  tersedia  bagi perencanaan, koordinasi   dan pengawasan.
  2. Hubungan-hubungan lateral  (horizontal),  melalui  pemotongan  rantai perintah,     hubungan-hubungan  lateral  membiarkan  informasi  di pertukarkan dan keputusan di    buat pada tingkat hierarki di mna informasi yang  di  butuhkan  ada.  Ada  beberapa    hubungan  lateral,  yang  dapat  di perinci sebagai berikut:
  3. Kontak langsung  antara  individu-individu  yang  dapat  meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
  4. Peranan penghubung,  antara  yang  menanggani  komunitas  antar  departemen sehingga  mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
  5. Panitia dan  satuan  tugas.  Panitia  biasanya  diorganisasi  secara formal dengan      pertemuan yang di jadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk      masalah-masalah khusus.
  6. Pengintegrasian peranan-peranan,  yang  dilakukan  oleh  misal  manajer produk atau      manajer proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau  proyek  khusus      memerlukan      tingkat  koordinasi  yang  tinggi dan perhatian yang terus menerus dari      seseorang.
  7. Peranan penghubung  manajerial,  yang  mempunyai  kekuasaan menyetujui  perumusan      anggaran  oleh  satuan-satuan   yang  di intergrasikan  dan  implementasinya.  Ini  diperlukan  bila  posisi pengintergrasian  yang  di  jelaskan  pada  diatas  tiddak  secara efektif   mengkoordinasikan tugas tertentu.

 

Bila  mekanisme-mekanisme  pengkoordinasian  dasar  tidak  mencukupi, koordinasi potensial  dapat  ditingkatkan  dengan  penggunaan metode-metode  di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan  beban  bahkan  memperluas  mekanisme-mekanisme pengkoordinasian.  Langkah  yang  paling  kontruktif  yang  dapat  di  ambil  dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:

  1. Penciptaan sumber daya-sumber  daya  tambahan.  Sumber  daya tambahan    memberikan  kelonggaran  bagi  satuan-satuan  kerja. Penambahan  tenaga  kerja,  bahan  baku  atau  waktu,  tugas  di  peringan  dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
  2. Penciptaaan tugas-tugas  yang  dapat  berdiri  sendiri. Tehnik  ini  mengurangi kebutuhan    akan  koordinasi  dengan  mengubah  karakter  satuan-satuan koordinasi.  Kelompok  tugas    yang  dapat  berdiri  sendiri  di  serahi  suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

 

Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat

Pertimbangan  penting  dalam  penentuan  pendekatan  yang  paling  baik  untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan  koordinasi.  Berapa  banyak  informasai  yang  dibutuhkan  organisasi untuk  melaksanakn  operasi-operasinya?  Berapa  besar  kemampuan pemrosesan  informasi?  Bila  kebutuhan  lebih  besar  daripada  kemampuan, organisasi  harus  menentukan  pilihan:  meningkatkan  koordinasi  potensial  atau mengurangi  kebutuhan.  Sebaliknya,  terlalu  besar  kemampuan  pemrosesan informasi  relative  terhadap  kebutuhan  secara  ekonomis  tidak  efisien,  karena untuk  menciptakan  dan  memelihara  mekanisme-mekanisme  tersebut  adalah mahal.

Cara Mengadakan Koordinasi

Tahapan pelaksanaan koordinasi dilakukan cara sebagai berikut:

  1. Memberi keterangan langsung
  2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai

oleh anggota tidak menurut maasing-masing individu anggota dengan tujuan

sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama

  1. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran, dsb
  2. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan

penciptaan sasaran

  1. Membina human relations yang baik antara sesame karyawan
  2. Manager harus sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan

       Hubungan koordinasi dengan fungsi-fungsi manajemen

  1. Perencanaan dan koordinasi

Perencanaan.  Akan  mempengaruhi  koordinasi,  maksudnya  semakin  baik dan  terincinya  rencana  maka  akan  semakin  mudah  melakukan  koordinasi. Jika  perencanaan  disusun  dengan  baik  dan  hubungan  rencana  jangka panjang dan rencana jangka pendek terintegrasi dengan baik serta harmonis maka penerapan koordinasi akan lebih mudah

  1. Pengorganisasian dan koordinasi

Pengorganisasian  berhalangan  dengan  koordinasi.  Jika  organisasi  baik maka pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah

  1. Pengarahan dan koordinasi

Pengarahan  mempengaruhi  koordinasi,  artinya  dengan  menggunakan bermacam-macam  variasi  dalam  intensitas  directing  force  akan  membantu menciptakan koordinasi

  1. Pengisian jabatan dan koordinasi

Penempatan  karyawan  membantu  koordinasi.  Jika  setiap  pejabat  sudah ditempatkan sesuai dengan keahliannya maka koordinasi akan lebih mudah.

  1. Pengendalian dan koordinasi

Pengendalian  berhubungan  langsung  dengan  koordinasi.  Penilaian  yang terus  menerus  atas  kemajuan  perusahaan  akan  membantu  menyelaraskan usaha-usaha  sehingga  tujuan  yang  ditentukannsemula  dihasilkan,  diperoleh dan  tercapai  dengan  baik.  Dengan  demikian,  tindakan-tindakan  perbaikan yang terjadi, karena control membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Koordinasi

  1. Kesamaan fungsi-fungsi
  2. Kedekatan geografis
  3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan
  4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan
  5. Bantuan organisasi yang tersedia bagi pengawas

            Prinsip Kolaborasi dalam konflik

Dalam salah satu penerapannya, kolaborasi diperlukan apabila terjadi suatu konflik dalam organisasi atau antar organisasi. Untuk itu diperlukan prinsip kolaborasi dalam mengatasi konflik sebagai berikut:

  1. Melibatkan para pihak yang relevan
  2. Membangun konsensus secara bertahap
  3. Merancang peta proses
  4. Merancang proses fasilitasi
  5. Mengendalikan memori kelompok

 

Ciri – ciri Penanganan konflik 

Dari cara-cara penanganan konflik yang terjadi dalam organisasi maupun antar organisasi, maka terdapat ciri-ciri penanganan konflik apabila dilakukan dengan konfrontasi, yaitu:

  1. Posisi selalu sebagai musuh
  2. Intervensi pihak ke 3
  3. Mencari fakta mendukung posisi
  4. Polarisasi pihak dan isu
  5. Keterbatasan kontak
  6. Argumentasi kemenangan
  7. Curiga dan emosi tinggi
  8. Keputusan di tangan hakim
  9. Keputusan tidak memuaskan stakeholder
  10. Meningkatkan kesengsaraan, ketidak percayaan jangka panjang
  11. Tidak ada penyelesaian isu-isu

Apabila penanganan  konflik  yang  terjadi dalam  organisasi  maupun  antar  organisasi  dengan  melakukan  kolaborasi  maka  terdapat  ciri-ciri  sebagai berikut:

  1. Para pihak berposisi sebagai penyelesaian problem bersama
  2. Isu-isu diidentifikasi sebelum mengkristal
  3. Tawar-menawar berbasis kepentingan
  4. Penyelidikan bersama menentukan fakta
  5. Penyelidikan untuk pokok-pokok yang mendasari kepentingan
  6. Diskusi dan tatap muka antar pihak yang berselisih
  7. Mempersempit pilihan secara cepat
  8. Mengupayakan pilihan-pilihan yang dapat dilaksanakan
  9. Hasil-hasil penyelesaian melalui integrasi kepentingan
  10. Memperluas bidang pilihan
  11. Keputusan oleh para pihak
  12. Rasa hormat dan penetapan alasan
  13. Memuaskan semua pihak, kepercayaan dan hubungan positif

 

Kolaborasi manajemen dalam kelola social

  1. Menyadari pentingnya peranan  para pihak untuk mencapai tujuan kelola social
  2. Mengenali potensi para pihak dalam mengembangkan program
  3. Membangun konsensus bersama untuk kerjasama yang saling
  4. Membangun konsensus bersama untuk kerjasama yang saling menguntungkan
  5. Membangun kesepakatan, berbagi informasi dan berbagi peran
  6. Membangun rencana kelola sosial partisipatif
  7. Pro aktif dalam menginisiasi pertemuan
  8. Menjadi reminder dalam pelaksanaan program dan evaluasi

 

Prinsip kolaborasi

  1. Transparan dan saling menghormati
  2. Pembagian peran yang bertanggung jawab
  3. Hubungan kerja yang efektif
  4. Membangun kearifan local
  5. Menghormati perbedaan dan keragaman
  6. Kontinyu dan adaptif
  7. Skala lebih luas

 

  1. Bahan Bacaan
  2. Aminah, ,  dan  Husni.  (2007).  “Kajian  Pengembangan  Kerangka  Kerja Kolaborasi  Evaluasi  dengan  Pendekatan  Collaborative  Business  Process Management.” 
  3. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1712/1493 (diakses 26 Oktober 2011)
  4. Bahan ajar Modul Diklat PIM Tk.IV tahun 2014